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Anforderungen an formelle Briefe und Couverts mit Adressaufkleber

Auch wenn Nachrichten inzwischen häufig digital in Form von E-Mails versendet werden, hat der klassische Brief keinesfalls ausgedient. Gerade in Bezug auf den Schriftwechsel mit Ämtern und Behörden kommt dieser nach wie vor zum Einsatz. Und daran wird sich wohl auch nichts ändern. Wer noch immer selbst beschriftet, könnte ein Upgrade vertragen. Adressaufkleber sorgen für einen seriösen Eindruck und erleichtern die Arbeit. Was es zum Thema zu wissen gibt, hält dieser Beitrag für Sie bereit.

Welche Farbe darf ein Couvert haben?

Grundsätzlich gibt es keine Vorgaben, die zu erfüllen sind, wenn ein förmlicher Brief an ein Amt oder eine Behörde versendet wird. Dennoch spielt die Farbe des Couverts eine entscheidende Rolle. Diese darf die automatische Briefsortierung der Post nämlich nicht behindern. Wer der Meinung ist ein farbiges Couvert zu nutzen, um Schriftstücke zu versenden, dem wird gegebenenfalls ein höheres Porto berechnet. Viele Kunden legen Wert auf grafisch gestaltete oder farbige Couverts, um beispielsweise umfangreiche Werbeaussagen zu treffen. Andere setzten farbige Couvert sein, weil die gewählte Farbe ganz einfach zum Unternehmen passt. Die Post hat dafür ein begrenztes Verständnis und legte entsprechende Bestimmungen fest, welche sich auf den Transport von farblich und grafisch gestalteten Couverts beziehen. Diese stellen jedoch kein Problem dar, wenn ein Adressaufkleber anstelle der Beschriftung per Hand verwendet wird.

Briefe an das Amt: weiß oder hellbraun

Wer einen Brief an Ämter und Behörden schickt, wählt natürlich kein bedrucktes Couvert. Privatpersonen nutzen solche Kreationen für passende Anlässe wie zum Beispiel Geburtstage, Hochzeiten oder das Weihnachtsfest. Möchte man einen förmlichen Brief versenden, wird man beim Empfänger damit wohl kaum einen seriösen Eindruck hinterlassen. Doch darum geht es in formellen Briefen. Der Empfänger ist kein Freund, kein Familienmitglied und gehört nicht dem Bekanntenkreis an. Dementsprechend ist eine förmliche Anrede (Sie) und ein klassisches Couvert in Weiß oder Hellbraun zu wählen. Diese gibt es übrigens auch in der Recycling-Variante. Außerdem gibt es gelbe Couverts. Diese werden nicht von Privatpersonen zum Amt, sondern vom Amt zur Privatperson oder zum Unternehmen geschickt. Anhand der Farbe wissen Empfänger bereits, dass der Inhalt keine positive Botschaft enthält. In gelben Couverts werden in der Regel Gerichtsvorladungen oder Ankündigungen für Zwangsvollstreckungen versendet. Wer einen gelben Brief erhalten hat und dazu Stellung nehmen möchte, um zum Beispiel Widerspruch einzulegen, antwortet nicht mit einem gelben Brief, sondern wählt, wie bereits erwähnt, ein klassisch weißes oder hellbraunes Couvert für die förmliche Kommunikation.

Wie wird ein Brief korrekt gefaltet?

Ein Brief passt in ein handelsübliches Kuvert, wenn er entsprechend gefaltet wird. Es gibt eine einfache Methode, für die keine Hilfsmittel erforderlich sind. Dazu wird das Blatt (das Schreiben) in der Hand zu einer Welle gewölbt. Wichtig ist, dass beim Wölben noch keine Knicke hinterlassen werden. Das Blatt wird dann so justiert, dass etwa drei gleich große Teile entstehen, wofür ein bisschen Fingerspitzengefühl  erforderlich ist. Die gefaltete Welle wird nun auf einer glatten Fläche abgelegt, sobald alle Kanten passend übereinander gelegt wurden. Jetzt werden die Kanten vorsichtig glattgestrichen, wobei darauf zu achten ist, dass die Teile nicht verrutschen. Zwar ist diese Methode nicht sehr genau, dafür einfach in der Umsetzung. Etwas aufwändiger, dagegen genauer wird es mit der Muster-Methode. Es wird ein Blatt Papier verwendet, welches, wie mit der eben beschriebenen Methode, solange übereinander gelegt und gefaltet wird, bis die Kanten exakt übereinander liegen. Anschließend dient das gefaltete Blatt Papier als Muster und kann zur Hälfte auf das eigentliche Schreiben gelegt werden, wo mit einem Bleistift Markierungen gemacht werden. An diesen markierten Stellen wird das Schreiben dann gefaltet, in das Couvert gesteckt und am besten mit einem Adressaufkleber versehen.

Wie wird ein Brief geöffnet, ohne den Inhalt einzureißen?

Damit der Briefinhalt keinen Schaden nimmt, kann das Couvert über Dampf geöffnet werden, indem er über einen Topf mit kochendem Wasser gehalten wird. Viele Kleber sind wasserlöslich, weshalb diese Methode funktionieren kann, aber nicht muss. Wer einen Zungenspatel zu Hause hat, kann diesen nutzen, um die verklebten Laschen aufzuhebeln. Dabei handelt es sich um ein stumpfes, flaches Holzstäbchen, welches keinen Schaden anrichtet. Um die verklebten Stellen leicht zu öffnen, werden spezielle Brieföffner angeboten. Diese ähneln einem Messer, sind jedoch stumpf. Deutlich aufwändiger wird es mit einem Wattestäbchen, welches in ein Gefäß mit Wasser getaucht und anschließend gegen ein Löschpapier gedrückt wird, um überschüssiges Wasser loszuwerden. Mit dem feuchten Wattestäbchen kann die Klebefläche Stück für Stück benetzt werden, um den Kleber zu lösen.

Wie wird ein Couvert korrekt beschriftet?

Damit der Brief die automatischen Sortiermaschinen uneingeschränkt passieren kann, sollte dieser korrekt beschriftet sein. Dabei sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

  • Die Beschriftung wird auf der Vorderseite umgesetzt.
  • Oben links wird die Absender-Adresse notiert.
  • Unten rechts wird die Empfänger-Adresse notiert.
  • Die Briefmarken werden oben rechts in der Ecke positioniert.
  • Ein Adressaufkleber erleichtert die Arbeit.

Wer keine besonders schöne Handschrift hat oder täglich sehr viele Briefe beschriftet, wählt am besten bedruckbare Adressaufkleber. Für die Gestaltung werden Industrienormen (DIN) vorgegeben. Ein Brief wird ohne Leerzeile adressiert und weist den gleichen Zeilenabstand zwischen Name, Straße und Ortszeile auf. Eine Adresse sollte immer linksbündig geschrieben werden. Hierbei ist auf die gleiche Schriftart und -größe zu achten. Damit die Sortiermaschinen den Empfänger gut erkennen können, sollte eine dunkle Schrift auf hellem Hintergrund gewählt werden. Auch in puncto Abstand gibt es Vorschriften. Dieser sollte mindestens 4 Zentimeter zum oberen Rand und mindestens 1,5 Zentimeter zum rechten, linken und unteren Rand betragen. Mit einem Adressaufkleber kann man sich die Arbeit erleichtern.

Dürfen Briefe bedruckt werden? Falls ja, gibt es dazu Vorgaben?

Grundsätzlich darf ein Couvert bedruckt sein. Hier sollte immer im Hinterkopf bleiben, dass die Vielzahl der versendeten Briefe nur mit automatischen Sortieranlagen bewältigt werden kann. Darin kommen Hochleistungsscanner zum Einsatz, die Adressen lesen und interpretieren. Erkennt der Scanner die Adresse, wird das Couvert mit einem Strichcode ausgestattet, welcher die weitere Verarbeitung steuert. Schafft der Scanner es nicht, die Adresse zu interpretieren, weil kein Adressaufkleber verwendet wurde, muss dies manuell durchgeführt werden. Dies kann der Fall sein, wenn jemand eine schlecht lesbare Handschrift hat oder das Couvert bedruckt ist. Wird hier eine ungünstige Papierfarbe oder eine Grafik gewählt, welche die Codierzone beeinflusst, kann es sein, dass der Scanner nicht zwischen Aufdruck und Strichcode unterscheiden kann. Adressaufkleber können helfen, das Problem zu lösen.

Fazit

Um sicherzugehen, dass wichtige Briefe korrekt beim Empfänger ankommen, sind einige Vorgaben einzuhalten. Bei formellen Briefen gilt vor allem, weniger ist mehr. Dabei müssen die wichtigsten Anforderungen an die Couvertfarbe, die korrekte Beschriftung sowie an Aufdrucke erfüllt werden. Damit erleichtern Sie sich selbst und auch der Post die Arbeit. Zudem können Sie sich sicher sein, dass Ihr Brief beim korrekten Empfänger ankommt.


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