Auch wenn Nachrichten inzwischen häufig digital in Form von E-Mails versendet werden, hat der klassische Brief keinesfalls ausgedient. Gerade in Bezug auf den Schriftwechsel mit Ämtern und Behörden kommen speziell formelle Briefe nach wie vor zum Einsatz. Und daran wird sich wohl auch nichts ändern. Wer noch immer selbst beschriftet, könnte ein Upgrade vertragen. Adressaufkleber sorgen für einen seriösen Eindruck und erleichtern die Arbeit. Was es zum Thema formelle Briefe und Couverts zu wissen gibt, hält dieser Beitrag für Sie bereit.
Formelle Briefe an das Amt: weiss oder hellbraun
Ein formeller Brief, der an Ämter und Behörden geschickt wird, sollte nicht in bedruckten Couverts verschickt werden. Privatpersonen nutzen solche Kreationen für passende Anlässe wie Geburtstage, Hochzeiten oder das Weihnachtsfest. Möchten Sie einen formellen Brief schreiben und versenden, werden Sie beim Empfänger damit wohl kaum einen seriösen Eindruck hinterlassen. Doch ein formeller Brief soll genau das bezwecken. Der Empfänger ist kein Freund, kein Familienmitglied und gehört nicht dem Bekanntenkreis an. Dementsprechend ist eine förmliche Anrede (Sie) und ein klassisches Couvert in weiss oder hellbraun zu wählen. Diese gibt es übrigens auch in der Recycling-Variante.
Ausserdem gibt es gelbe Couverts. Diese werden nicht von Privatpersonen zum Amt, sondern vom Amt zur Privatperson oder zum Unternehmen geschickt. Anhand der Farbe wissen Empfänger bereits, dass der Inhalt keine positive Botschaft enthält. In gelben Couverts werden in der Regel Gerichtsvorladungen oder Ankündigungen für Zwangsvollstreckungen versendet.
Wer einen gelben Brief erhalten hat und dazu Stellung nehmen möchte, kann einen formalen Brief schreiben, um zum Beispiel Widerspruch einzulegen. Die Antwort sollte sich jedoch nicht in einem gelben Couvert befinden. Wie bereits erwähnt, eignen sich klassisch weisse oder hellbraune Couverts für die förmliche Kommunikation.
Wie wird ein formeller Brief korrekt gefaltet?
Ein Brief passt in ein handelsübliches Couvert, wenn er entsprechend gefaltet wird. Es gibt eine einfache Methode, für die keine Hilfsmittel erforderlich sind. Dazu wird das Blatt (das Schreiben) in der Hand zu einer Welle gewölbt. Wichtig ist, dass beim Wölben noch keine Knicke hinterlassen werden. Das Blatt wird dann so justiert, dass etwa drei gleich grosse Teile entstehen, wofür ein bisschen Fingerspitzengefühl erforderlich ist. Die gefaltete Welle wird nun auf einer glatten Fläche abgelegt, sobald alle Kanten passend übereinandergelegt wurden. Jetzt werden die Kanten vorsichtig glatt gestrichen, wobei darauf zu achten ist, dass die Teile nicht verrutschen. Zwar ist diese Methode nicht sehr genau, dafür einfach in der Umsetzung.
Etwas aufwendiger dagegen wird es mit der Muster-Methode. Es wird ein Blatt Papier verwendet, welches, wie mit der eben beschriebenen Methode, solange übereinandergelegt und gefaltet wird, bis die Kanten exakt übereinander liegen. Anschliessend dient das gefaltete Blatt Papier als Muster und kann zur Hälfte auf das eigentliche Schreiben gelegt werden, wo mit einem Bleistift Markierungen gemacht werden. An diesen markierten Stellen wird das Schreiben dann gefaltet, in das Couvert gesteckt und am besten mit einem Adressaufkleber versehen.
Manch formelle Briefe, die wichtige Dokumente enthalten, sollten oder dürfen nicht gefaltet werden. Diese versenden Sie am besten in einem DIN-A4 grossen Couvert. Für einen besonders guten Schutz empfehlen wir Couverts aus Kraftpapier oder mit einer verstärkten Papprückwand.
Wie wird ein Brief geöffnet, ohne den Inhalt einzureissen?
Formelle Briefe beinhalten meistens wichtige Dokumente. Damit der Briefinhalt keinen Schaden nimmt, kann das Couvert über Dampf geöffnet werden, indem er über einen Topf mit kochendem Wasser gehalten wird. Viele Kleber sind wasserlöslich, weshalb diese Methode funktionieren kann, aber nicht muss.
Wer einen Zungenspatel zu Hause hat, kann diesen nutzen, um die verklebten Laschen aufzuhebeln. Dabei handelt es sich um ein stumpfes, flaches Holzstäbchen, welche üblicherweise in der Zahnmedizin verwendet werden. Um die verklebten Stellen leicht zu öffnen, werden spezielle Brieföffner angeboten. Diese ähneln einem Messer, sind jedoch stumpf. Viele Couverts lassen sich jedoch auch ohne Hilfsmittel öffnen.
Wie wird ein Couvert korrekt beschriftet?
Damit ein formeller Brief die automatischen Sortiermaschinen uneingeschränkt passieren kann, sollte dieser korrekt beschriftet sein. Dabei sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:
- Die Beschriftung wird auf der Vorderseite umgesetzt.
- Oben links wird die Absender-Adresse notiert.
- Unten rechts wird die Empfänger-Adresse notiert.
- Die Briefmarken werden oben rechts in der Ecke positioniert.
- Ein Adressaufkleber erleichtert die Arbeit.
Wer keine besonders schöne Handschrift hat oder täglich sehr viele Briefe beschriftet, wählt am besten bedruckbare Adressaufkleber. Für die Gestaltung werden Deutsche Industrienormen (DIN) vorgegeben. Ein Brief wird ohne Leerzeile adressiert und weist den gleichen Zeilenabstand zwischen Name, Strasse und Ortszeile auf. Eine Adresse sollte immer linksbündig geschrieben werden. Hierbei ist auf die gleiche Schriftart und -grösse zu achten. Damit die Sortiermaschinen den Empfänger gut erkennen können, sollte eine dunkle Schrift auf hellem Hintergrund gewählt werden.
Auch in puncto Abstand gibt es Vorschriften. Dieser sollte mindestens 4 Zentimeter zum oberen Rand und mindestens 1,5 Zentimeter zum rechten, linken und unteren Rand betragen. Um diese einfach zu bedrucken, finden Sie bei Microsoft Word Voreinstellung, die die Etiketten in der Grösse bedruckt. Mit einem Adressaufkleber erleichtern Sie sich die Arbeit. Vor allem ein formeller Brief sollte optisch ordentlich und seriös aussehen.
Dürfen Briefe bedruckt werden? Falls ja, gibt es dazu Vorgaben?
Grundsätzlich darf ein Couvert bedruckt sein. Hier sollte immer im Hinterkopf bleiben, dass die Vielzahl der versendeten Briefe nur mit automatischen Sortieranlagen bewältigt werden kann. Darin kommen Hochleistungsscanner zum Einsatz, die Adressen lesen und interpretieren. Erkennt der Scanner die Adresse, wird das Couvert mit einem Strichcode ausgestattet, welcher die weitere Verarbeitung steuert.
Schafft der Scanner es nicht, die Adresse zu interpretieren, weil kein Adressaufkleber verwendet wurde, muss dies manuell durchgeführt werden. Dies kann der Fall sein, wenn jemand eine schlecht lesbare Handschrift hat oder das Couvert bedruckt ist. Wird hier eine ungünstige Papierfarbe oder eine Grafik gewählt, welche die Codierzone beeinflusst, kann es sein, dass der Scanner nicht zwischen Aufdruck und Strichcode unterscheiden kann. Adressaufkleber können helfen, das Problem zu lösen.
Fazit
Um sicherzugehen, dass wichtige formelle Briefe korrekt beim Empfänger ankommen, sind einige Vorgaben einzuhalten. Bei formellen Briefen gilt vor allem: Weniger ist mehr. Dabei müssen die wichtigsten Anforderungen an die Couvertfarbe, die korrekte Beschriftung sowie an Aufdrucke erfüllt werden. Damit erleichtern Sie sich selbst und auch der Deutschen Post die Arbeit. Zudem können Sie sich sicher sein, dass Ihr formeller Brief beim korrekten Empfänger ankommt.
FAQ – Häufig gestellte Fragen über formelle Briefe
1. Welche Farbe sollte das Couvert für einen formellen Brief haben?
Ein formeller Brief sollte seriös und professionell wirken, weshalb die Farbe des Couverts am besten klassisch weiss oder hellbraun/beige sein sollte.
2. Wie wird ein formeller Brief korrekt beschriftet?
Damit ein formeller Brief von der Sortiermaschine der Deutschen Post erkannt wird, sollte die Schrift bzw. der Druck gut leserlich sein. Der Absender kommt oben in die linke Ecke, der Empfänger unten in die rechte Ecke und die Briefmarken oben in die linke Ecke. So kommt Ihr formeller Brief mit Garantie an.
3. Wie wird ein formeller Brief gefaltet?
Formelle Briefe können passend für ein handelsübliches Couvert gefaltet werden. Die genaue Anleitung hierfür finden Sie in unserem Artikel. Beachten Sie jedoch, dass einige formelle Briefe nicht gefaltet werden sollten und deshalb entsprechend in einem Couvert mit DIN-A4 Format versendet werden sollten.