Mit Sicherheit haben Sie bereits selbst mehrere Varianten gesehen, wie Firmen, Kunden und Kollegen Versandtaschen beschriften: Mal sehen die Sendungen aus wie grosse Briefe im Querformat, mal sind sie im Hochformat mit einem Aufkleber beschriftet. Vereinzelt sieht man Exemplare, auf denen sich nur der Empfänger auf der Vorderseite, der Absender aber auf der Rückseite befindet.
Im Folgenden erfahren Sie, was Sie tun können, damit Ihre Versandtaschen mit Sicherheit ihr Ziel erreichen und bei Bedarf auch zu Ihnen zurückfinden.
Welche Möglichkeiten der Beschriftung gibt es?
Die Art, wie Sie Ihre Couverts beschriften, ist natürlich Geschmackssache. Hier bieten sich einige Möglichkeiten zur Variation, aus denen Sie bedenkenlos wählen können.
Stift
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Versandtasche von Hand zu adressieren, achten Sie darauf, so leserlich wie möglich zu schreiben. Verwenden Sie einen wasserfesten Stift. Es wäre doch schade, wenn Sie Ihr Couvert erst gewissenhaft beschriften und ein simpler Regentropfen die Schrift unleserlich macht.
Paketmarke
Bei grösseren Versandtaschen können Sie Waren als Päckchen versenden. Hierzu erhalten Sie bei der Post die passenden Paketmarken, die Sie nur auszufüllen brauchen. Sie können die so beschriftete Versandtasche direkt bei der Post abgeben. Vor Ort werden Ihnen die zu zahlenden Versandkosten dann unkompliziert berechnet.
Versandetikett
Eine weitere Möglichkeit ist es, mit dem Drucker selbst Aufkleber anzufertigen. Diese können Sie dann für Ihre eigenen Adressdaten auf Vorrat drucken oder Sie erstellen sie individuell mit den Daten Ihrer Kunden.
Was soll auf dem Couvert stehen?
Bei Briefen kommt es auf drei Bereiche besonders an: Absender, Empfänger und Porto. Solange Sie keine Paketmarken verwenden, wird das Porto, d.h. die Briefmarke, immer in der rechten oberen Ecke platziert.
Absender:
Die linke obere Ecke gegenüber der Briefmarke ist idealerweise die optimale Position für den Absender. In der ersten Zeile steht Ihr Name. Darunter Strasse und Hausnummer und zu guter Letzt Postleitzahl und Ort. Wenn Sie den Brief ins Ausland verschicken, vermerken Sie das Land, in dem Sie wohnen, zusätzlich in der Zeile darunter. Für Österreich schreiben Sie am besten „Austria“, das ist international verständlich. Sollte Ihre Versandtasche aus irgendeinem Grund nicht zustellbar sein, findet sie so den Weg zu Ihnen zurück.
Empfänger:
Der Empfänger sollte gut lesbar in der rechten unteren Ecke stehen. Verwenden Sie Adressdaten immer mit allen Zusätzen, die Ihnen angegeben wurden. Dies kann schon bei der zu wählenden Anrede äusserst hilfreich sein.
Die üblichen Anreden wie „Firma“, „Frau“ oder „Herr“ sollten Sie verwenden, wenn Sie die entsprechenden Angaben erhalten haben. Sind Sie sich unsicher, lassen Sie die Anrede weg. In der folgenden Zeile stehen Vorname oder Namenskürzel, gefolgt vom Nachnamen oder der Name der Firma. Schreiben Sie einer Einzelperson innerhalb einer Firma, folgt auf die Firmenbezeichnung z. H. (zu Händen) und dann der Name. Nun kommen Strassenname und Hausnummer oder alternativ die Angaben zum Postfach.
Lassen Sie eine Zeile frei, bevor Sie mit der Postleitzahl und dem Ortsnamen schliessen. Diese Zeile dient der Lesbarkeit. Beachten Sie: Bei Adressen im Ausland weicht die Struktur der Adressangaben in der Regel jedoch ab.
Wie wird die Versandtasche nun beschriftet?
Wenn Sie sich für Etiketten entschieden haben, kleben Sie diese direkt auf die entsprechenden Stellen. Achten Sie darauf, dass weder Falten noch Verschmutzungen entstehen, um die Lesbarkeit zu bewahren.
Ein Tipp, falls Sie selbst beschriften: Beginnen Sie zunächst mit einem leeren Couvert und legen Sie dieses auf eine glatte Oberfläche. So erhalten Sie eine ebene, stabile Grundlage für ein optimales Schriftbild. Achten Sie darauf, dass die zu schliessende Klappe nach hinten zeigt. Die Vorderseite können Sie beschreiben.